10 dicas para otimizar o tempo e ser mais produtivo

Na busca pelo sucesso pessoal e profissional, é natural que exista um alto volume de responsabilidades para lidar. A consequência disso é que, ultimamente, parece que 24 horas já não são mais suficientes para fazer tudo o que se deve. Todavia, o segredo está em otimizar o tempo e ser mais produtivo.

A produtividade consiste em fazer o maior número de coisas no menor tempo possível, mas sem perder a qualidade. Entretanto, só é possível chegar nesse nível por meio de muita disciplina e organização. A boa notícia é que otimizar o tempo e aumentar a produtividade é completamente possível. Confira a seguir 10 dicas simples e eficazes para te ajudar nessa tarefa!

1- Mapeie sua produtividade

Cada pessoa possui um pico de produtividade diferente. Enquanto algumas têm melhor desempenho das 9 h às 12 h, outras rendem mais só depois do almoço. Para que você possa otimizar o seu tempo, primeiramente, é preciso descobrir como o seu “gás” oscila durante o dia.

Depois, organize-se para fazer as suas tarefas conforme esse levantamento. Por exemplo, fazendo as demandas mais complicas nas horas de maior produtividade e deixando as mais simples para os demais espaços do dia.

2- Faça uma agenda de tarefas

Para que essa distribuição de tarefas ao longo do dia funcione, é preciso que elas estejam bem definidas. Portanto, registre cada coisa que deve fazer. Além de você não esquecer — ocasionando perda de tempo por resolver coisas em cima da hora —, isso facilita o gerenciamento do que deve ser feito.

3- Revise seus compromissos

Compromissos e atribuições tendem a sofrer alterações constantemente. Por isso, procure criar o hábito de checar e atualizar suas agendas. Assim, você pode adiantas coisas, lembrar que algumas podem ser resolvidas em outro momento ou constatar que esqueceu de tirar alguma coisa que já foi feita, etc.

4- Analise seu desempenho

Para melhorar a sua produtividade, recomenda-se fazer uma avaliação do tempo gasto com a solução de cada tarefa. Procure identificar aquelas que estão tomando mais tempo do que deveria e, em seguida, trace estratégias para resolver isso.

5- Aproveite a tecnologia

As empresárias têm, na palpa da mão, uma grande ajuda. Com smartphones cada vez mais modernos, há uma série de aplicativos que podem auxiliar em diversas ocasiões. Por exemplo: app de agenda, anotações, lembretes, videoconferências, assistentes virtuais, etc.

6- Modere o uso das redes sociais

Apesar de benéfica para otimizar tempo, quando não usada sabiamente, a tecnologia também pode ser uma vilã da produtividade. As redes sociais tendem a deixar as pessoas mais ansiosas e roubam tempo, portanto, é preciso disciplina no uso desses sites.

7- Pratique exercícios físicos

Esse é um hábito comum entre os empresários bem-sucedidos. Além de beneficiar a saúde, praticar atividades físicas libera endorfina, neurotransmissor que contribui para deixar corpo e mente mais ativos.

8- Descanse

Quando uma pessoa está sobrecarregada de preocupações e responsabilidades, o cérebro tende a não produzir com menos qualidade. A gestão do tempo em prol da produtividade deve considerar os períodos de descanso, necessários para que o corpo e mente se recuperem do desgaste. Procure tirar intervalos para você, tomar um café, respirar um ar puro, se alongar, etc.

9- Estabeleça uma rotina

Um erro comum é associar a palavra rotina com algo monótono, quando, na verdade, ela está ligada com disciplina. Uma organização diária, semanal e/ou mensal é fundamental para a vida, tanto pessoal quanto profissional. Ela evita atrasos, bagunça, estresses e diversas outras coisas. Use as dicas anteriores para montar um cronograma e, depois, procure segui-lo a risca.

10- Organize seus espaços

Um ambiente desorganizado gera estresses e impede que seja possível criar estratégicas para otimizar o tempo. Um espaço limpo e organizado é fundamental para ganhar tempo — não ter que ficar procurando as coisas — e gerar maior produtividade, pois, ele é mais funcional e dá apoio as suas necessidades do dia a dia.

Nós da Benfatto Organiza somos referência em serviços de personal organizers. Somos especialistas em auxiliar empresárias que vivem uma rotina corrida e procuram formas de otimizar o tempo para aproveitar mais a família e ser mais produtivas no trabalho.

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