Dicas de organização para sua empresa

Matéria divulgada no site da revista Exame, em 01 de maio de 2011.

Para muitos empreendedores, fazer com que o pessoal mantenha as mesas limpas e as gavetas organizadas pode parecer uma preocupação supérflua. No meio da bagunça, no entanto, esconde-se uma ameaça à eficiência. Dez minutos perdidos por dia para encontrar algo no meio da confusão representam, ao fim de um ano, quase seis dias de trabalho de um único funcionário.

Acabar com as pilhas de documentos, pastas e relatórios que os funcionários mantêm sobre as mesas é o primeiro passo para arrumar a confusão e tirar o aspecto de que um vendaval acabou de passar pelo escritório.

“As montanhas surgem quando o pessoal deixa de guardar o material utilizado num trabalho após sua conclusão”, diz Eliete Teixeira, dona da consultoria Organize-se. A falta de disciplina resulta em perda de tempo sempre que algo demora a ser encontrado por estar soterrado na mesa de quem não guardou o que deveria no lugar certo.

Costuma haver um bocado de peso morto em mesas, gavetas e armários. Retirar o excesso abre espaço para o que é realmente necessário no trabalho. “Objetos demais só nos fazem desperdiçar tempo no dia a dia”, diz Eliete. Um exemplo de excesso a ser combatido é o material de escritório.

Muitos funcionários têm mania de manter pequenos estoques de lápis, canetas e cadernos — o que, além de ocupar espaço, eleva os custos com coisas que não valorizam em nada a empresa. Outros exageram ao encher a escrivaninha com objetos pessoais, como porta-retratos com fotos da família, desenhos dos filhos ou lembranças de viagem.

“Embora seja simpático deixar que as pessoas personalizem o ambiente de trabalho, é preciso estabelecer limites”, diz Irene Loureiro, da consultoria Benfatto.

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