Dicas de organização para sua empresa

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Matéria Divulgada No Site Da Revista Exame, Em 01 De Maio De 2011.

Para muitos empreendedores, fazer com que o pessoal mantenha as mesas limpas e as gavetas organizadas pode parecer uma preocupação supérflua. No meio da bagunça, no entanto, esconde-se uma ameaça à eficiência. Dez minutos perdidos por dia para encontrar algo no meio da confusão representam, ao fim de um ano, quase seis dias de trabalho de um único funcionário.

– Remover a papelada

Acabar com as pilhas de documentos, pastas e relatórios que os funcionários mantêm sobre as mesas é o primeiro passo para arrumar a confusão e tirar o aspecto de que um vendaval acabou de passar pelo escritório.

“As montanhas surgem quando o pessoal deixa de guardar o material utilizado num trabalho após sua conclusão”, diz Eliete Teixeira, dona da consultoria Organize-se. A falta de disciplina resulta em perda de tempo sempre que algo demora a ser encontrado por estar soterrado na mesa de quem não guardou o que deveria no lugar certo.

– Combater os excessos

Costuma haver um bocado de peso morto em mesas, gavetas e armários. Retirar o excesso abre espaço para o que é realmente necessário no trabalho. “Objetos demais só nos fazem desperdiçar tempo no dia a dia”, diz Eliete. Um exemplo de excesso a ser combatido é o material de escritório.

Muitos funcionários têm mania de manter pequenos estoques de lápis, canetas e cadernos — o que, além de ocupar espaço, eleva os custos com coisas que não valorizam em nada a empresa. Outros exageram ao encher a escrivaninha com objetos pessoais, como porta-retratos com fotos da família, desenhos dos filhos ou lembranças de viagem.

“Embora seja simpático deixar que as pessoas personalizem o ambiente de trabalho, é preciso estabelecer limites”, diz Irene Loureiro, da consultoria Benfatto.

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