Como organizar seus documentos

A bagunça atrapalha e prejudica a vida de todo mundo, principalmente em se tratando de documentos e papéis em geral. Procurar por arquivos importantes gasta energia e boa parte do tempo, além de que a perda desses arquivos devido a qualquer desorganização resulta em atrasos nas dívidas e demais infortúnios. Mas chega de se preocupar com isso e aprenda a organizar os documentos de uma forma que melhore a administração da papelada.

Arquivos de casa

Algumas sugestões são importantes para que haja disciplina com os registros em sua casa. Coloque uma cesta perto da porta de entrada e mantenha suas chaves lá dentro. Assim, você sempre saberá onde elas estão. Aproveite a cesta e preencha de contas e cartas que precisem ser enviadas. Quando você for buscar suas chaves, vai se lembrar da correspondência. Se preferir, mantenha sua correspondência em outra parte da casa, abra e arquive as coisas no mínimo uma vez por semana.

Não se esqueça de definir um tempo para arquivar estes itens e revisar com frequência para jogar fora o que se tornou desnecessário, como contas de luz antigas e/ou garantias de itens descartados. Deixe de lado qualquer catálogo de endereços e procure utilizar cartões com ordem alfabética e armazenados em uma caixa de arquivo. Com isso, haverá mais espaço para você colocar os nomes, endereços, data de eventos, aniversários e números de telefone.

Arquivos de computador

Arrume todas as suas pastas digitais e você não terá mais problemas em achar arquivos antigos ou fotos de festas, formaturas e outros acontecimentos que foram registrados. Em primeiro lugar, apague tudo que não tem mais nenhuma serventia em sua máquina. Logo em seguida, tenha uma definição sobre os tipos de pasta e deixe tudo bem esclarecido, como por exemplo uma pasta “Filmes”, “Seriados”, “Livros”, entre outros. Após isso, escolha uma partição no seu computador como local das suas pastas. No sistema Windows, uma opção é os “Meus Documentos”.

Por último, realize um backup de todos os seus documentos em um HD externo, um pen drive ou até mesmo um CD ou DVD. Dependendo da quantidade de arquivos elaborados, determine um período uniforme para fazer o backup regularmente, como uma vez por semana ou uma vez a cada 15 dias.

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