Como organizar uma sala para reunião

Uma reunião é, muitas vezes, a chave para que os negócios deem certo numa empresa, mas não basta apenas uma mesa em uma sala para se fazer uma reunião que seja boa e eficaz. É preciso planejar e organizar tudo com cuidado, para que os resultados pretendidos sejam alcançados. Sendo assim, a Benfatto Organiza separou algumas dicas que podem te ajudar na hora de organizar uma reunião exemplar:

Objetivo: saiba qual é o objetivo do encontro, pois cada um deles serve para um determinado tipo de reunião. Dependendo do assunto, várias coisas podem ser diferentes, como o local, a formalidade e até mesmo o estilo de roupa. Além disso, tenha em mente que sua função é melhorar o tempo dos participantes.

Participantes: depois de definir qual será o objetivo da reunião, você poderá convocar os participantes. De preferência, faça isso com um certo período de antecedência, para que todos se organizem e estejam presentes. Além disso, definir o número de pessoas que irão participar irá te ajudar na hora de organizar a sala.

Documentação: é necessário definir quais tipos de documentos serão usados na reunião e avisar com antecedência os participantes, para que todos estejam cientes disso e não deixem de levar os documentos. Também é interessante providenciar uma cópia de cada um deles, caso algum imprevisto aconteça.

Local: é preciso preparar e organizar o local da reunião conforme o assunto que será abordado. Se o objetivo for mais formal, escolha um ambiente que seja formal também. O objetivo de uma reunião é a base para que você consiga montar o resto das coisas, desde local, decoração, traje a ser usado e serviços auxiliares, como meios audiovisuais para apresentações.

Imprevistos: a pessoa que organiza a reunião deve ter em mente que coisas como interrupções, pessoas mexendo no celular e ligações inesperadas podem acontecer, e não são nada legais. Para tentar evitar esses problemas, você pode colocar uma placa na porta da sala, avisando que está acontecendo uma reunião e criar algumas regras que sirvam para os próprios participantes, como desligar o celular.

Gostou? Boa sorte ao montar sua próxima reunião!

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